Рубрика: Практика автоматизации

Анастасия Кипер, менеджер по связям с общественностью
Компания "Хомнет Консалтинг"
__________________________________________________

Автоматизация финансового и бюджетного управления необходима любой организации. Реалии сегодняшнего дня предъявляют новые требования к контролю над денежными потоками, анализу прибыльности и рентабельности. В этой связи можно с уверенностью сказать, что именно система бюджетирования является тем инструментом, который позволяет быстро реагировать на любые внутренние и внешние изменения, координировать все стороны деятельности компании. Особенно актуальными стали задачи оперативного контроля, эффективного распределения денежных потоков и составления прогнозов.

На определенной ступени развития перед компаниями встает задача планирования и бюджетирования. Самым очевидным и простым выглядит ее решение с помощью электронных таблиц Microsoft Excel или другого подобного программного обеспечения. На первом этапе такой подход вполне может быть обоснованным. Автоматизация часто изменяющейся методологии - задача неблагодарная, а для того, чтобы методология управленческого учета и бюджетирования стала устоявшейся, должно пройти какое-то время.

Бизнес развивается, и по прошествии некоторого времени выполнять необходимые операции при помощи MS Excel становится сложнее. Тем не менее компании не торопятся переходить на специализированные системы. Их внедрение выглядит сложным, дорогим, и для руководства не всегда очевидны преимущества, которые предоставит подобное внедрение. Таким образом, MS Excel остается самой популярной системой автоматизации бюджетирования и финансового планирования.
«В своих проектах мы регулярно сталкиваемся со следующей ситуацией: клиенты ведут бюджетирование в электронных таблицах MS Excel, при этом много данных переносится в Excel из "1С" вручную, что всегда требует больших временных затрат и достаточно трудоемко, - отмечает Вера Канаво, директор по развитию комплексных систем компании «Хомнет Консалтинг». - При ручном вводе данных и их последующей корректировке всегда велика вероятность ошибок».

Кроме того, в Excel сложно хранить историю изменения бюджетов, неудобно организовывать совместную работу нескольких пользователей, ограничивать доступ к данным и т. д.
Чтобы избежать этих и многих других неудобств, компания «Хомнет Консалтинг» рекомендует вести бюджетное управление в той же системе, в какой ведется учет.

Среди тиражных продуктов семейства «1С:Предприятие» блоком автоматизации бюджетирования обладает только «1С:Управление производственным предприятием 8». Правда, оно чаще внедряется в производственных компаниях. Но бюджетирование требуется и тем, кто работает на конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8».

С учётом этого в «Хомнет Консалтинг» существует два основных подхода к автоматизации бюджетирования на платформе «1С». Они характеризуются фиксированной стоимостью, краткими сроками выполнения, ну и, естественно, для каждого имеется оптимальный план работ.
Первый подход заключается в быстром внедрении типовой подсистемы «Бюджетирование» продукта «1С:Управление производственным предприятием 8». Второй - предлагает расширение возможностей типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» дополнительным модулем «Хомнет:Бюджетирование».
Далее рассмотрим оба варианта подробнее.

Подход № 1

Его основа - типовой проект внедрения подсистемы «Бюджетирование» конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8» ("1С:УПП")
Упомянутая конфигурация обладает широкими возможностями и входит список ERP-систем, призванных обеспечить комплексную автоматизацию. Подсистема «Бюджетирование» в "1С:УПП" предоставляет широкие возможности для ведения финансового учета в компании - начиная с заявок на расходование денежных средств и формирование ежедневного кассового плана и заканчивая консолидированными годовыми бюджетами компаний.

Компания «Хомнет Консалтинг» разработала собственную методологию внедрения подсистемы «Бюджетирование» конфигурации "1С:УПП" на основе имеющегося у неё многолетнего опыта. Методология призвана не только автоматизировать бюджет движения денежных средств (БДДС), но и продемонстрировать все возможности подсистемы, показать, как легко и оперативно можно работать с бюджетами.

В результате клиент получает автоматизированную систему бюджетирования, полностью настроенную и подготовленную для ведения БДДС.
Так как технология автоматизации бюджетов в подсистеме унифицирована, клиенты в последующем самостоятельно смогут выполнять автоматизацию других бюджетов, наращивать и усложнять методики планирования.

Типовой проект внедрения подсистемы «Бюджетирование»

При его разработке «Хомнет Консалтинг» стремилась создать удобную и простую методологию. В процессе осуществления данного проекта предусмотрено выполнение указанных ниже четырёх видов работ.

1. Параметризация подсистемы (загрузка статей бюджетов, подготовка плана счетов и сценариев планирования).
2. Настройка механизмов автоматического сбора факта.
3. Обучение пользователей (работа со справочниками, технология планирования, сбор фактических данных, отчетность по бюджету, план-фактный анализ).
4. Консультации для пользователей.

Проект внедрения начинается с исследования существующей в компании методологии бюджетирования. В рамках такого проекта предполагается, что она не представляет больших сложностей. Если при обследовании выявляется, что проект выходит за рамки типового, специалисты «Хомнет Консалтинг» дорабатывают функционал системы в соответствии со специфическими требованиями.
Далее выполняется первоначальная подготовка системы: вносится бюджетная модель, производится загрузка статей и настройка механизмов автоматического сбора фактических данных.
На уже введенной в систему бюджетной модели проводится обучение пользователей. Перед началом работы составляются индивидуальные инструкции для каждой пользовательской роли (в зависимости от набора должностных функций сотрудника заказчика).
После обучения сотрудников начинается этап эксплуатации: в систему заносится план на период и проводится сбор фактических данных. На данном этапе специалисты «Хомнет Консалтинг» оказывают консультации пользователям по возникающим вопросам и готовят их к дальнейшей самостоятельной работе с программой.
В результате внедрения данного проекта руководящий состав компании-заказчика получает:

• настроенный бюджет движения денежных средств компании;
• механизмы автоматического сбора фактических данных;
• широкие возможности для план-фактного анализа;
• набор стандартных отчетов, в который входят отчет по бюджету, план-фактный анализ, классические отчеты по плану счетов бюджетирования и дополнительные финансовые расчеты для индивидуальных показателей.
• обученных сотрудников, которые смогут расширять созданную модель как для текущего бюджета, так и для создания новых видов бюджета.

И ещё небольшой штрих к возможностям отчетности в подсистеме «Бюджетирование». Сравнительный отчет позволяет сравнивать не только план и факт за один период, но и различные планы по разным месяцам, а также плановые и фактические данные разных периодов (рис. 1 и 2)


Рис. 1. Настройка сравнительного отчета по бюджету


Рис. 2. Сравнительный отчет по бюджету

Сроки реализации

Отлаженная технология внедрения позволяет достаточно быстро достигать запланированного результата. Первую отчетность можно получить уже через 2-3 недели. Стоимость такого проекта составляет порядка 100 тыс. руб.
Плюсами проекта являются его фиксированная стоимость, короткие сроки внедрения и простота дальнейшего использования продукта. Есть и минус: проект ограничен внедрением БДДС.

Подход № 2

Здесь используется «Хомнет:Бюджетирование» – новое решение для планирования и анализа финансовых показателей предприятия.
«Хомнет:Бюджетирование» является разработкой компании «Хомнет Консалтинг» на платформе «1С:Предприятие 8». Продукт предназначен для планирования финансовых показателей, формирования различных бюджетов (в том числе бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов) и проведения план-фактного анализа.

Программа предоставляет финансовым службам предприятия методологическую основу для формирования различной отчетности, плановых показателей деятельности и может быть адаптирована к особенностям учета на конкретном предприятии. Система решает задачи краткосрочного и долгосрочного планирования таких показателей, как поток денежных средств, эффективность бизнеса, показатели прибыльности и др.


Рис. 3. «Хомнет:Бюджетирование». План-фактный анализ

Функциональные возможности системы таковы:

• настройка пользователем структуры показателей плановых данных;
• настройка правил получения фактических данных по сведениям из информационной базы для заданной структуры бюджета;
• ввод плановых данных по структуре бюджета;
• настройка правил планирования статей по бюджету;
• автоматическое заполнение плановых данных на основе существующих в системе плановых и фактических данных по различным правилам;
• сравнение плановых и фактических показателей, вывод отклонений;
• построение аналитических графиков по сравнению статей бюджета по различным данным - как плановым, так и фактическим (рис. 4);
• настройка и формирование отчетности по учетным данным системы;
• подготовка индивидуальной отчетности компании по настраиваемым формам.

Рис. 4. «Хомнет:Бюджетирование». Анализ бюджета. Построение аналитических графиков по сравнению статей бюджета по различным данным.


Рис. 5. «Хомнет:Бюджетирование». Анализ бюджета.

Система обеспечивает подготовку индивидуальной финансовой отчетности в соответствии с принципами учета предприятия и внутренней отчетности по различным показателям. Предусмотрено построение бюджетов по разнообразным разрезам и правилам, а также планирование показателей исходя из учетных и плановых данных других периодов. Можно проводить сравнение данных планирования с фактическими учетными данными.
Перечислим ещё основные особенности конфигурации.

Гибкие возможности настройки. Система легко подстраивается под особенности учетной политики каждого предприятия.
Построение бюджетов. Решение позволяет формировать бюджеты по настраиваемым пользователем разрезам с различными вариантами и разной детальностью планирования. Само планирование бюджетов производится вручную или на основе плановых и фактических данных по различным настраиваемым правилам.
Отчетность. Конфигурация предоставляет широкие возможности для построения произвольных отчетов, настраиваемых пользователем.
Простота внедрения. Благодаря гибким и удобным возможностям настройки система может быть внедрена за короткий срок.

Методология внедрения «Хомнет:Бюджетирования»

Конфигурация «Хомнет:Бюджетирование» является дополнением к типовым программным продуктам фирмы «1С» для ведения бухгалтерского учета или продуктам на их основе.
«Такие немаловажные факторы, как простота использования, удобство интерфейса, часто недооцениваются при разработке современных информационных систем, - считает ведущий эксперт «Хомнет Консалтинг» Евгений Ядыкин. - При разработке системы мы в основном ориентировались на пользователя».

Система «Хомнет:Бюджетирование» является программно-методологическим комплексом и включает в себя непосредственно программный модуль, типовые пользовательские настройки и методику внедрения. Методика состоит из указанных ниже трёх основных этапов.

1. Установка модуля на рабочую конфигурацию.
2. Загрузка списка статей бюджета движения денежных средств из электронных таблиц MS Excel.
3. Обучение и консультирование пользователей.

Таким образом, «Хомнет:Бюджетирование» является удобным механизмом автоматизации бюджетирования на основе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» и не требует больших временных затрат. Проект может быть реализован за 3-4 недели. Стоимость его составит около 100 тыс. руб.
Плюсы перехода на «Хомнет:Бюджетирование» примерно те же, что для варианта с "1С:УПП": фиксированная стоимость всего программно-методологического комплекса, который включает в себя программный модуль, типовые пользовательские настройки и методику внедрения; краткие сроки и простота внедрения; простота дальнейшего использования продукта. Добавим ещё наличие подробных пользовательских инструкций. В качестве минуса можно отметить тот факт, что решение предназначено для работы только с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия 8».

***
Предлагаемые подходы удовлетворяют основным требованиям к системам автоматизации финансового и бюджетного управления. Для каждой компании "Хомент Консалтинг" предлагает наиболее подходящий вариант. Вы удивитесь, но автоматизация бюджетирования может быть простой и быстрой!

Источник: "Бухгалтер и компьютер" №6, 2009 год