Новое решение. Учёт в компании Adecco с помощью «1С:Предприятия 8». Евгения Юстус
Рубрика: Управленческий учет.
«Хомнет Консалтинг» успешно завершила проект автоматизации управленческого учёта, а также учёта по международным стандартам в рекрутинговом агентстве Adecco на базе «1С:Предприятия 8». В результате проекта компания получила полный контроль над расходованием денежных средств, возможность оперативно получать все отчёты, необходимые для управления компанией, а также подготавливать отчётность в соответствии с МСФО.
Евгения ЮСТУС
Компания «Хомнет Консалтинг»
________________________________________
Adecco — это крупнейшее в мире рекрутинговое агентство, в 7000 офисов которого, расположенных в 70 странах мира, трудятся 30 000 работников. Сферой деятельности компании является решение различных задач по подбору постоянного и временного персонала, по выводу персонала за штат, кадровый консалтинг и другие мероприятия этого профиля. Каждый день агентство предоставляет услуги более чем 150 000 работодателей и 700 000 кандидатов во всём мире.
Деятельность Adecco в России началась в 2002 году с открытия российского представительства. Сегодня филиалы агентства работают во многих крупных городах нашей страны.
За помощью в автоматизации учёта Adecco обратилось в компанию «Хомнет Консалтинг». После предпроектного обследования специалисты подрядчика пришли к выводу о нецелесообразности модернизации решения, ранее использовавшегося в Adecco. Новую автоматизированную систему было решено создавать на основе программы «1С:Бухгалтерия 8». Для автоматизации учёта по МСФО выбрали систему «Хомнет:МСФО».
Индивидуальные особенности
В рекрутинговом агентстве процесс расчёта стоимости услуг для клиентов и расшифровки отчётов имеет свои особенности. К примеру, у агентства есть услуга по предоставлению временного персонала, причём заработную плату предоставленному персоналу подсчитывает и выплачивает Adecco. Счета за отработанные временными сотрудниками часы выставляются клиентам с учётом тарифов, прописанных в договоре, или формируются на основе фиксированной ставки. Учитывая это, внедренцы решили автоматизировать наиболее трудоёмкие и часто встречающиеся процессы расчёта заработной платы.
Уникальная подсистема биллинга, реализованная в рамках проекта в программе «1С:Бухгатерия 8» на основе данных о зарплате, позволила автоматически формировать комплекты документов для клиентов (счёт на оплату, акт об оказании услуг, счёт-фактура), что значительно упростило работу сотрудников и позволило сократить их временные затраты.
Одним из требований клиента к автоматизированной системе являлась возможность контроля за оплатой счетов поставщиков. Для реализации этой задачи разработана специальная подсистема, в которой предусмотрено хранение развёрнутой информации о поступивших счетах. На их основании создаются платёжные поручения на оплату.
Дополнительно в данной подсистеме реализован бизнес-процесс, позволяющий обеспечить своевременную регистрацию и оплату счетов, контроль просроченной кредиторской задолженности, а также повысить оперативность составления платёжных поручений. В бизнес-процессе выделены следующие роли сотрудников: регистратор счетов, главный бухгалтер, финансовый контролёр и финансовый директор, бухгалтер по работе с банком, бухгалтер по затратным счетам. Это предоставило возможность автоматизировать цепочку регистрации счёта, утверждения его на оплату, создания платёжных поручений, а также создания документов отражения затрат («Поступление товаров и услуг»).
Для функций финансового контроля специалистами разработан отчёт, позволяющий определить состояние взаиморасчётов по каждому счёту.
В настоящее время специалистами «Хомнет Консалтинг» завершены работы по внедрению механизма дистанционного утверждения счетов финансовым директором через интернет. Для этих целей использован механизм Web-расширения для платформы «1С:Предприятие 8».
МСФО
Подготовка финансовой отчётности по международным стандартам ранее велась в компании Adecco при помощи электронных таблиц. Использование в автоматизированной системе решения «Хомнет: МСФО», являющегося дополнением к «1С:Бухгалтерии 8», позволило вести параллельный учёт хозяйственной деятельности по стандартам GAAP на основе данных российского бухгалтерского учёта.
Решение «Хомнет:МСФО» представляет собой оригинальную конфигурацию, разработанную на платформе «1С:Предприятие 8». Система «Хомнет Консалтинг» предназначена для ведения параллельного учёта хозяйственной деятельности предприятия на основе российского бухгалтерского учёта. Дополнительные системы учёта пользователь определяет для себя самостоятельно, будь то учёт по МСФО, US GAAP или внутренний управленческий учёт.
В компании Adecco учёт по GAAP ведётся на отдельном плане счетов. Основную часть проводок для учёта по GAAP можно получить с помощью преобразования проводок в РБУ по настраиваемым правилам (рис. 1).
Рис. 1
Предусмотрены два режима преобразования. Первый позволяет автоматически формировать проводки по GAAP при проведении документов в РБУ. Второй — предусматривает формирование проводок по GAAP в конце отчётного периода с помощью регламентного документа.
Дополнительно к правилам преобразования проводок можно указать список документов, для которых преобразование выполнять не следует. Также можно задать правила преобразования для документов российского учёта определённого вида (рис. 2).
Рис. 2
Операции, которые отсутствуют в российском учёте, программа позволяет вводить непосредственно в подсистему МСФО. Также в подсистеме для некоторых участков учёта реализована возможность ведения учёта по МСФО независимо от российского учёта. К таким участкам относятся учёт основных средств и нематериальных активов, учёт материально-производственных запасов и ряд других.
Необходимо отметить, что в подсистеме предусмотрен механизм автоматического начисления Accruals. В специальном справочнике указывается шаблон проводки, дата и сумма начисления, а также дата списания. В конце месяца с помощью специального документа этот справочник анализируется и делаются проводки по начислению и/или списанию Accruals.
Для отражения данных выбранного плана счетов в системе используются универсальные бухгалтерские отчёты. Предусмотрено формирование регламентированной отчётности по МСФО: Income statement (отчёт о прибылях и убытках) и Balance sheet (баланс).
Управленческий учёт
Для автоматизации управленческого учёта подсистема учёта по МСФО была дополнена механизмом распределения затрат.
С помощью этого механизма общие затраты распределяются между подразделениями по различным коэффициентам: по количеству сотрудников, по прибыли подразделения, по продажам. Создан специальный отчёт Branch P&L (отчёт по прибылям и убыткам в разрезе подразделений), позволяющий определить размер бонусов подразделений.
В соответствии с требованиями клиента распределение затрат может производиться не только в разрезе подразделений, но и по проектам (клиентам). После распределения косвенных расходов формируется отчёт для оценки доходности проекта.
Распределение затрат производится в отдельном регистре и не влияет на учёт по GAAP. В регистр добавлено измерение «Сценарий распределения», позволяющее сделать несколько вариантов распределения затрат по проектам. Этот механизм также может применяться для расчёта доходности будущих проектов.
В новой внедрённой информационной системе была учтена вся специфика деятельности компании Adecco, автоматизировано 15 рабочих мест.
«В результате мы получили не только надёжный инструмент для эффективного управления компанией, но и систему, которая позволяет оперативно справляться со сдачей отчётов по МСФО», — отметил финансовый директор ООО «Адэкко» Святослав Шалайода.
